Jeśli planujesz wydarzenie, prędzej czy później będziesz musiał stworzyć scenariusz oraz kosztorys eventu. To prawdopodobnie dwa najważniejsze dokumenty, którymi będziesz się posiłkować w trakcie organizacji i przebiegu imprezy. Co wziąć pod uwagę przy ich tworzeniu i jakie elementy ułatwią Ci pracę?
Kosztorys eventu – co powinien zawierać?
Budżet wydarzenia to jeden z najważniejszych elementów, podczas planowania i organizacji imprezy. Dlatego kosztorys eventu powinien być opracowany w najdrobniejszych szczegółach, a następnie na bieżąco weryfikowany. Jakie koszty powinny się w nim znaleźć?
- Obiekt, w którym odbędzie się event – koszt wszystkich sal (np. konferencyjnych lub sali koncertowej). Jeśli organizujesz imprezę firmową z atrakcjami na zewnątrz, weź pod uwagę koszt wynajęcia przyległych terenów (np. korty tenisowe, bieżnia itp.)
- Noclegi dla gości i uczestników;
- Catering – restauracja w hotelu lub zapewniony przez firmę cateringową;
- Oprawa techniczna – sprzęt do prezentacji, transmisji, nagłośnienie, oświetlenie, scena;
- Scenografia;
- Program artystyczny;
- Wynagrodzenie dla ekspertów i artystów;
- Wynagrodzenie dla agencji eventowej i innych podwykonawców;
- Wynagrodzenie dla obsługi;
- Ochrona i zabezpieczenie eventu (zwłaszcza w przypadku imprez masowych);
- Stworzenie, druk i dystrybucja materiałów promocyjnych oraz konferencyjnych;
- Stworzenie strony internetowej eventu;
- Promocja wydarzenia.
To najważniejsze elementy, ale oczywiście nie wszystkie. Pamiętaj także o tym, że kosztorys eventu zawiera koszty stałe i zmienne.
Więcej o tym, jak sporządzić kosztorys i scenariusz eventu, znajdziesz na: https://emtg.pl/
Scenariusz eventu – co powinno się w nim znaleźć
Podobnie jak kosztorys, scenariusz eventu jest dokumentem, który prawdopodobnie będziesz wiele razy modyfikować. Stworzenie ramowego planu pozwoli Ci jednak zminimalizować konieczność improwizacji, a także ułatwi działanie Twoim współpracownikom i podwykonawcom. Co powinien zawierać przykładowy scenariusz eventu?
- Harmonogram imprezy;
- Opis imprezy oraz jej poszczególnych etapów;
- Działania operacyjne;
- Określenie potencjalnego ryzyka;
- Niezbędne dokumenty.
To ogólne aspekty, na które dzielimy scenariusz eventu. Ostateczny dokument powinien zawierać:
- Ramowy plan i przebieg imprezy, w dalszej kolejności rozpisany na godziny i minuty;
- Uwagi dla artystów, konferansjera, hostess, obsługi;
- Uwagi techniczne związane z nagłośnieniem i oświetleniem;
- Uwagi dla reżysera, scenografa i producenta;
- Informacje o grupie docelowej;
- Informacje o liczbie i rodzajach atrakcji;
- Informacje o przerwach, ewentualnych posiłkach itd.
Scenariusz eventu to nie tylko pomoc techniczna. To także forma komunikacji ze wszystkimi osobami obsługującymi imprezę. Dlatego zadbaj o to, aby był napisany w jasny i przejrzysty sposób, bez trudnych do rozszyfrowania skrótów.
Choć najczęściej za stworzenie scenariusza eventu odpowiada ostatecznie jedna osoba, to warto opracować go z innymi pracownikami, na zasadzie burzy mózgów. Pomoże to w znalezieniu oryginalnych i praktycznych rozwiązań, ale także sprawi, że cały zespół będzie od początku wdrożony w plan działania.
