Wbrew pozorom, do najważniejszych elementów składających się na skuteczną organizację pracy w biurze zalicza się nie układ mebli czy zagospodarowanie pomieszczeń, a zorganizowanie pracowników biurowych, łącznie z sekretarką. Sposób komunikacji, wymiana danych między poszczególnymi działami, bieżące informowanie pracowników o wprowadzanych zmianach…wszystko to wchodzi w skład skutecznej organizacji. W związku z faktem, że na pracę biurową w rzeczywistości składa się bardzo wiele obowiązków, właściwa organizacja pracy może stanowić nie lada wyczyn. W istocie, głównym zadaniem osób odpowiedzialnych za przebieg prac jest szczegółowe zaplanowanie działań i trzymanie się terminów ich wykonania.
Jak zorganizować pracę w biurze, by móc osiągać lepsze efekty?
Dobra organizacja zapobiega pojawianiu się zarówno błędów jak i pomyłek, które mogą stanowić źródło stresów czy problemów. Choć różni pracownicy biurowi mogą zajmować się zupełnie innymi obowiązkami, wszyscy powinni orientować się w aktualnościach, które bezpośrednio dotyczą ich pracy. Obecność reguł i stosowanie ich w życiu zawodowym na co dzień usprawnia i ułatwia przepływ wielu spraw. Każdy pracownik dysponuje zupełnie różnymi cechami i predyspozycjami – ważne, by organizacja pracy przebiegała w zgodzie z indywidualnymi możliwościami jednostki. Dzięki dostosowaniu odpowiednich metod organizacyjnych jesteśmy w stanie zmniejszyć ryzyko wystąpienia potknięć w realizacji. W nowoczesnych biurach coraz częściej stawia się na to, by wykonywana praca była rzetelna i skończona przed ustalonym terminem. Mniej istotne jest zaś to, w jakim przedziale czasowym pracownik zajmie się danym przedsięwzięciem. Ważne, by każda osoba uczestnicząca w projekcie miała przed sobą ogólną listę prac, jakie powinny zostać wykonane do określonej daty. Doskonałym rozwiązaniem, po jakie sięgają przedsiębiorcy, są gabloty na ogłoszenia. Tego rodzaju akcesoria zazwyczaj wykonywane są na zamówienie. W Polsce producentem ram i gablot informacyjnych jest Omega System. Na swojej stronie gabloty.info.pl/gabloty-ogloszeniowe-informacyjne/ firma prezentuje pełen pakiet rozwiązań do użytku zewnętrznego i wewnętrznego. Nowoczesne i funkcjonalne gabloty informacyjne zmieszczą w sobie wszelkie najważniejsze dokumenty. Już nikt w biurze nie powie, że nijak nie został poinformowany o ważnym spotkaniu czy terminie!
Komunikacja kluczem do sukcesu firmy
Spoiwo efektywnej pracy stanowi komunikacja wewnętrzna w firmie. Jeżeli zadba się o to, by przebiegała ona na zasadach szczerości i poszanowania własnych granic, a także stylów wykonywania obowiązków, przedsiębiorstwo będzie pracować zgodnie z oczekiwaniami przełożonych. To właśnie pracownicy w dużej mierze tworzą firmę. Jeżeli jest ich wielu, dobrze jest skorzystać z tradycyjnych metod informowania wszystkich naraz, wieszając kartkę z ogłoszeniem na ogólnodostępnej tablicy informacyjnej. Poczta elektroniczna potrafi płatać figle. Wiadomości mogą nie dotrzeć przez słaby Internet lub trafić do folderu ze spamem – tymczasem ogłoszenie może wisieć w gablocie przez dłuższy czas, zaś każdy w biurze będzie w stanie je odczytać i zapamiętać.
