Wielu przedsiębiorców, którzy posiadają własną działalność gospodarczą decyduje się samodzielnie prowadzić księgowość w firmie. Nie jest to trudne, o ile pamięta się o terminach, najważniejszych regulacjach prawnych i ma się do dyspozycji dobre programy do prowadzenia księgowości. Jak uporać się z wszystkimi problemami i jak samodzielnie się rozliczać? Jaki program księgowy można do tego wykorzystać?
Księgowość dla małych firm – jak robić to samodzielnie?
Głównym czynnikiem, który motywuje właścicieli firm do tego, aby samodzielnie prowadzić działalność, jest chęć ograniczenia kosztów. Ułatwieniem w tej kwestii jest szereg dostępnych programów, które umożliwiają poza wystawianiem faktur także wyliczenie zobowiązań podatkowych oraz sporządzanie deklaracji. Dzięki takiemu rozwiązaniu samodzielne prowadzenie księgowości w firmie jest zdecydowanie łatwiejsza. Zanim jednak przedsiębiorca zacznie sam prowadzić księgowość w firmie, musi we wniosku CEiDG zadeklarować, kto będzie za nią odpowiedzialny. Do wyboru są trzy opcje: pracownik na odpowiednim stanowisku, biuro rachunkowe, lub właściciel. Osoba, która jest zatrudniona jako księgowy to luksus, na jaki mogą pozwolić sobie tylko większe firmy. Tym małym pozostaje zazwyczaj korzystanie z usług biura rachunkowego, którego stawki są znacznie niższe niż utrzymanie wykwalifikowanego pracownika na stanowisku, odpowiedzialnego za nadzorowanie księgowości w działalności gospodarczej. Dla mikro przedsiębiorców, jednoosobowych działalności gospodarczych lub właścicieli szukających oszczędności najkorzystniejsze jest samodzielne prowadzenie księgi przychodów i rozchodów z prowadzonej działalności, czy też innych form rozliczania się firmy. We wniosku CEiDG, w polu podmiotu odpowiedzialnego za rozliczenia, należy wtedy wpisać dane firmy lub pozostawić je puste.
Co to jest księga przychodów i rozchodów?
Podstawa rozliczeń w przypadku samodzielnego prowadzenia księgowości firmy jest Księga Przychodów i Rozchodów, w skrócie KPIR. Służy ona do ewidencjonowania kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, zakupów, które zostały dokonane w ramach działalności handlowej, zakupu materiałów eksploatacyjnych, budowlanych i użytkowych oraz przychodów uzyskanych bezpośrednio z prowadzonej działalności gospodarczej i innych źródeł. Na koniec każdego miesiąca należy sporządzić dokument zmian, które zostały dokonane w danym miesiącu. Taki wzór dokumentu można pobrać z załącznika rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPIR.
Jakie obowiązki ma właściciel firmy?
Samodzielne prowadzenie księgowości własnej firmy to także pewne obowiązki, których należy pilnować. Na koniec każdego miesiąca przychodzi również czas, kiedy trzeba rozliczyć się ze wszystkich obowiązków związanych z instytucjami państwowymi. Do najważniejszych należą:
- opłacanie składek ZUS – do 10 dnia miesiąca dla osób fizycznych, które płacą tylko za siebie
- odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy, jeśli taki system rozliczeń został wybrany
- dla płatników VAT – składanie deklaracji podatkowej i dokonywanie płatności do właściwego Urzędu Skarbowego
- archiwizowanie i drukowanie Księgi Przychodów i Rozchodów
Obowiązków ciążących na przedsiębiorcach nie ma zbyt wiele i przy odpowiedniej wprawie wystarczy kilka wolnych chwil, aby wywiązać się ze wszystkich zadań. Warto także zainwestować w program księgowy, który ułatwia zarządzanie firmą, umożliwia ewidencję faktur VAT i przypomina o nadchodzących terminach płatności. Część z nich jest bezpłatnych, a te, za które trzeba płacić, są tanie i można je wliczyć w koszty prowadzenia firmy. Innym rozwiązaniem mogą być usługi dodatkowe, które będą powiązane z kontem rozliczeniowym. Niektóre banki również oferują bezpłatne narzędzia do prowadzenia działalności gospodarczej.
Jakie korzyści daje samodzielne prowadzenie księgowości?
Biuro rachunkowe to bardzo wygodne rozwiązanie i znacznie tańsze niż zatrudnianie pracowników na stanowiska księgowych. Ktoś za nas pilnuje terminów, co miesiąc dostajemy wszystkie wyliczenia, a co rok ktoś za nas składa deklarację podatkową. Niemniej jest to droższa opcja w porównaniu do zakupu odpowiedniego programu księgowego. Prowadzenie księgowości samodzielnie pozwala zaoszczędzić kilkaset złotych miesięcznie, co rocznie daje kwotę kilku tysięcy. Ponadto, jeśli ktoś zdecyduje się sam prowadzić księgowość własnej firmy, ma lepszy wgląd w jej finanse i to jak prosperuje. Kiedy wszystkie dokumenty przechodzą przez ręce właściciela, zdecydowanie łatwiej jest mu kontrolować wydatki i może szybciej znaleźć miejsca, które generują niepotrzebne koszty.
Mimo że działalność gospodarcza i prowadzenie jej ewidencji może wymagać nieco wysiłku, to jej zalety są bardzo dobrze widoczne. Samodzielna księgowość jest tańsza i zdecydowanie lepiej można kontrolować to, co dzieje się w firmie, niż podczas korzystania z usług biura rachunkowego. Nie każdy jednak ma czas na siedzenie w papierach lub rozliczanie przychodów i wydatków. Korzystając ze specjalnego programu do prowadzenia działalności jednoosobowej można nie tylko zaoszczędzić pieniądze, ale także podszkolić się z księgowości.
